Право на отдых закреплено Конституцией Российской Федерации. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) гарантирует работающему по трудовому договору гражданину ежегодный оплачиваемый отпуск. Очередность предоставления отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч.1 ст.123 ТК РФ), утверждённым работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, то есть в середине декабря, напоминает Государственная трудовая инспекция в Приморском крае. График отпусков, предупреждает трудовое законодательство, обязателен как для работодателя так и для работника.

ЗАЧЕМ РАБОТОДАТЕЛЮ ГРАФИК ОТПУСКОВ?

Составление графика дает ряд преимуществ работодателю.

Во-первых, если отпуск предоставляется в соответствии с графиком, это позволяет заблаговременно его оформить и подготовиться к выплате отпускных. Они выдаются не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч.9.ст.136 ТК РФ).

Во-вторых, у работодателя, при необходимости, будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику.

В-третьих, график позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться не использованные отпуска.

ПРОЕКТ ГРАФИКА ОТПУСКОВ

Нужно помнить, что при составлении графика отпусков, с одной стороны, учитываются пожелания работников, а с другой – существующие особенности производственного процесса. Поэтому, эту часть работы должны сделать руководители структурных подразделений, которые планируют его работу и могут «увязать» пожелания работников с производственными задачами.

Нельзя забывать, что некоторым работникам закон предоставляет право уйти в отпуск в удобное для них время. Во избежание возникновения осложнений необходимо выяснить удобное время для отпуска в письменной форме у:
1. Женщин – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ч.3 ст.122 ТК РФ);
2. Работников в возрасте до 18 лет (ч.3 ст.122 ТК РФ);
3. Работников, усыновивших ребёнка (детей) в возрасте до трёх месяцев (ч.3 ст.122 ТК РФ);
4. Работника, у которого беременная супруга – есть ли у него желание использовать ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч.4 ст.123 ТК РФ);
5. Совместителей одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы (ч.ст.286 ТК РФ);
6. Супругов военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п.11 ст.11 ФЗ от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»;
7. Некоторых категорий граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (п.5 ст.14 Закона РФ от 15.05.1991 №1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
8. Ветеранов Великой Отечественной войны, ветеранов боевых действий на территории других государств; ветеранов труда и других категорий работников, указанных в ФЗ от 12.01.1995 №5-ФЗ «О ветеранах» (пп.17 п.1 ст.14, пп. 13 п.1 ст.15, пп.11 п.1, пп.4 п.2 ст.16);
9. Граждан, получивших суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) (п.15 ст.2 ФЗ от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
10. Героев Социалистического Труда и полных кавалеров Ордена Трудовой Славы (п.2 ст.6 ФЗ от 09.01.1997 №5-ФЗ «О представлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»;
11. Героев Советского Союза, Герое России, кавалеров Ордена Славы (п.3 ст.8 ФЗ РФ от 15.01.1993 №4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев России, кавалеров Ордена Славы»);
12. Почётных доноров России (ст.11 ФЗ от 09.06.1993 №5142-1 «О донорстве крови и её компонентов»).

В отношении указанных работников трудовое законодательство предписывает взять письменное подтверждение пожеланий или письменное сообщение об обстоятельствах, дающих право на отпуск в удобное время.

КОРРЕКТИРОВКА ГРАФИКА ОТПУСКОВ

При заполнении формы графика отпусков часто возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период его предоставления – точной датой или указать только месяц? В Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированной учётной документации по учёту труда и его оплаты» по этому вопросу разъяснений нет.

По мнению экспертов, работодатель может решать этот вопрос по своему усмотрению. Однако следует отметить, что суть такого документа, как график отпусков, требует точной фиксации отпускного периода в виде даты, а не расплывчатого указания в виде месяца. Кроме того, при указании в графике отпусков точной даты в дальнейшем не требуется написание работником заявления на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа.

Если же в графике отпусков указан только месяц, то для выявления конкретной даты начала отпуска обязательно потребуется написание работником заявления, предоставление резолюции руководителя отдела и работодателя. Этим увеличивается общее количество кадровых документов при оформлении отпуска.

УТВЕРЖДЕНИЕ ГРАФИКА

Проект графика отпусков поступает на рассмотрение работодателя, который с учётом производственной необходимости и экономической целесообразности, определяет возможность использования работниками их отпусков.

Во избежание возможных трудовых споров целесообразно порядок составления и утверждения графика закрепить в локальных нормативных актах, например, в коллективном договоре, в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Издать приказ по предприятию «Об утверждении графика отпусков на… год». В приложении к данному приказу ознакомить работников с графиком отпусков под роспись. Это будет свидетельствовать о том, что дата начала отпуска известна.

В СПИСКАХ НЕ ЗНАЧИЛСЯ…

Тем работникам, которые на момент утверждения графика отпусков ещё не работали в компании, отпуск предоставляется по личному заявлению без отражения в графике отпусков (ч.2 ст.122 ТК РФ).

ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ГРАФИК

Как быть, если работник по личным обстоятельствам хочет изменить запланированную в графике дату отпуска и работодатель согласен пойти ему навстречу? В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. После этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков. В приказе необходимо указать, на какой срок переноситься отпуск.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

На практике к оформлению графика отпусков многие работодатели, как утверждают эксперты, относятся как к простой формальности, считая, что важен лишь сам факт его наличия на случай проверки трудовой инспекции. В результате компания рискует допустить целый ряд ошибок, таких, например, как производственные переносы и отступления, которые грозят претензиями со стороны проверяющих и штрафом за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП РФ).

В частности, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечёт наложение административного штрафа:

— на руководителя компании или индивидуального предпринимателя – на сумму от 1 000 до 5 000 рублей;

— на организацию – на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Источник: правовая газета «ВИП» №23 (229), декабрь 2011