Многие компании ставят перед собой цель внедрить цифровые бизнес-процессы, которые позволят им распрощаться с бумажной работой в своих офисах. Однако это все еще кажется далекой реальностью. При этом сканирование больших документов можно заказать прямо сейчас.

Одним из самых больших препятствий, когда дело доходит до оцифровки документов, является огромное количество файлов, которые накапливались годами. Они должны быть доступны в электронном виде, прежде чем можно будет начать полностью цифровой процесс. Кроме того, каждый день по почте и электронной почте добавляется все больше документов, которые также нуждаются в обработке.

Часто не хватает ни времени, ни человеческих ресурсов для перевода в цифровую форму таких больших объемов документов. Однако простого сканирования недостаточно. Документы также должны найти новое виртуальное пристанище. Вы сможете в любой момент найти свои документы только в том случае, если они правильно проиндексированы, распределены по категориям и подшиты к делу.

Решением этой проблемы является функция сканирования, также известная как цифровой захват документов.

Наличие документов, доступных в электронном формате, имеет первостепенное значение, если вы хотите оцифровать свои бизнес-процессы. У этого есть много преимуществ по сравнению с бумагой.

Представьте, что вашим сотрудникам нужно было бы ввести всего несколько ключевых слов в поисковую строку, чтобы найти нужные документы. Они, конечно, не смогли бы так быстро найти нужный документ в картотеке. Это действительно ускоряет ваши процессы, поскольку ваши сотрудники могут работать быстрее и быстрее предоставлять информацию, когда у клиентов возникают вопросы. Большое преимущество внеофисного хранения документов.

Находясь дома, на приеме у клиента или во время деловой поездки, вы можете получить доступ к цифровым документам в любое время и из любого места. Такая гибкость является неотъемлемой частью современного рабочего мира.

Цифровой документ не имеет ни одного из недостатков, присущих бумажному. Он не стирается и не может быть уничтожен, поскольку хранится на сервере. Более того, каждое изменение документируется и контролируется версиями, чтобы обеспечить высочайший уровень прозрачности и прослеживаемости. Это означает, что цифровые файлы не могут быть подделаны.

В среднем каждый сотрудник печатает до 50 страниц бумаги в день, что эквивалентно 1,2 деревьям в год. Если вы будете в значительной степени обходиться без бумаги, это уменьшит углеродный след вашей компании. Климат и наша окружающая среда будут вам очень благодарны!

Благодаря цифровым документам повышается эффективность и общее качество работы — https://www.archiv.ru/all-services/scanning/skanirovanie-bolshih-formatov/. Отпадает необходимость в утомительном поиске и копании в файлах, а взаимодействие между подразделениями упрощается благодаря более легкому обмену цифровыми документами. Все это в конечном итоге приводит к повышению удовлетворенности повседневной работой.

Линия сканирования — это процесс, используемый для цифровой обработки бумажных документов. Вы можете внедрить ее один раз, чтобы оцифровать существующие записи, а затем использовать повторно, чтобы сразу же получить доступ к вновь поступающим документам в цифровом формате.

В идеале документы, доступные в электронном виде, будут автоматически извлекаться и интегрироваться в этот процесс. Таким образом, вложения электронной почты также могут быть обработаны напрямую и сохранены надлежащим образом.