Документы или сообщения сегодня могут принимать различные формы — бумажную, электронную почту, голосовую почту, SMS и так далее. Это, в сочетании с растущими темпами технологических изменений и постоянно ужесточающимися нормативными требованиями критически важно. Современный бизнес должен выработать всеобъемлющий подход к управлению документами, ориентированный на жизненный цикл информации. Традиционный подход к управлению документами больше не подходит.

Нельзя недооценивать роль хорошей системы управления документами (DMS). Например, хорошая система предлагает возможность отслеживать все персональные данные, которые сопоставляются с каждым клиентом. Это отличный инструмент, чтобы наладить в своей компании обмін документами.

Аналогичным образом, чтобы исключить риск чрезмерного удержания, современная DMS поддерживает и применяет политики хранения информации, специфичные для конкретного клиента. Политика хранения обеспечивает руководство и обеспечивает правовую основу для сотрудников для управления информацией на протяжении всего жизненного цикла, чтобы вся организация соответствовала различным законам и правилам, касающимся управления данными. Современная DMS поможет автоматизировать политику хранения информации, которая может применяться к физическим файлам, электронным документам и электронной почте, так что, когда срок хранения записи заканчивается, она удаляется в соответствии с правилами организации.

Сегодня фирмам нужна динамическая функциональность, которая выходит за рамки традиционных возможностей управления документами. Например, новая система DMS предложит юристам возможность поиска от Google, которая позволяет легко перемещать большие результирующие наборы данных (электронная почта, документы и изображения) и настраиваться на конкретный стиль работы с приоритетными результатами на основе соответствующих шаблонов поиска.

Эти системы также предлагают несколько других функций повышения производительности, которые могут помочь юристам улучшить работу с клиентами. Например, на фоне того, что «мобильная» работа стала образцом для профессионалов, современная DMS позволит адвокатам просматривать большие документы на смартфонах и планшетных компьютерах. Аналогичным образом будут доступны такие функции, как временные рамки документов, информационные панели и аналитика. Фактически, они быстро становятся важными для лучшего принятия решений.