Независимо от того, управляете ли вы транснациональной компанией или владеете небольшим местным бизнесом, как часто вы оказываетесь похороненным под горами бумаг и файлов?

Среди административных форм, бухгалтерского учета, контрактов, отчетов, заказов на поставку, квитанций и многого другого, конечно, нелегко держать эту гигантскую лодку на плаву. И, несмотря на тенденцию к оцифровке, компании по-прежнему в значительной степени полагаются на бумажные документы в своей повседневной деятельности. А теперь представьте, сколько ресурсов вы бы сэкономили с помощью более эффективной системы хранения как физических, так и электронных документов. Между тем, услуги по внедрению ИТ-решений в работу действующего бизнеса сегодня представлены в широком ассортименте.

Для начала возьмите за привычку регулярно убирать в офисе беспорядок. Хранение физических и электронных файлов — враг организации, особенно если у вас еще нет хорошей системы маркировки. Определите те документы, которые вам нужны по юридическим причинам, те, которые все еще используются, и те, которые вам больше не нужны. Храните и архивируйте то, что важно для бизнеса, а также уничтожайте ненужные файлы, которые накапливаются. Старайтесь делать это не реже одного раза в месяц.

Наличие бумажного следа важных записей может быть обнадеживающим, но неплохо было бы подумать о переносе некоторых из ваших процессов в цифровой формат. Контракты — одна из тех областей, где требуется много места для хранения файлов, поэтому все больше и больше компаний предпочитают оптимизировать свой процесс управления контрактами с помощью специального программного обеспечения для бизнеса. Независимо от размера вашего предприятия или сектора его деятельности, существует множество надежных и доступных вариантов, которые можно изучить с помощью небольшого исследования.

В идеале вы хотите, чтобы ваши рабочие документы не были разбросаны по офису или виртуальному рабочему пространству. Фактически, хранение всех ваших записей в специальном месте максимизирует практичность и гарантирует, что вы всегда сможете найти то, что ищете, быстро и без проблем. Для бумажных документов выбирайте удобные шкафы для хранения, к которым может получить доступ каждый. Точно так же цифровые файлы должны быть доступны вашей команде на сервере или платформе для совместной работы.

Теперь, когда вы знаете, какие документы хранить и где их хранить, пора разработать свою собственную файловую систему. Здесь самое главное — сохранять простоту; любой должен уметь ориентироваться и легко использовать ее. Хотя существует множество способов управления файлами, лучшим вариантом является создание определенных папок (маркетинг, финансы, ИТ, продукты, клиенты и все, что подходит для вашего бизнеса). Создайте стандартизированный формат именования и при необходимости используйте цветовой код.